1. Реєстри: Швидка передача посилок на пошту
Реєстр — це документ, який об’єднує групу ваших ТТН. Він потрібен, щоб на пошті оператор сканував один штрих-код замість кожної посилки окремо.
Як створити: У підрозділі «Реєстри» натисніть «Створити новий реєстр».
Фільтрація: Оберіть відправника, дату та склад. Система покаже всі замовлення, які відповідають параметрам.
Результат: Оберіть потрібні замовлення та натисніть «Створити». Реєстр автоматично з'явиться в базі та в особистому кабінеті Нової Пошти.
Мал. 1. Вікно створення реєстру з фільтрами.
2. Відправники та «Магія» розподілу ФОП
Це унікальна функція для тих, хто працює з декількома рахунками або підприємцями.
Контроль лімітів: Ви можете встановити ліміт обороту (наприклад, 200 000 грн). Коли сума замовлень на одному ФОП наблизиться до межі, CRM сама почне призначати наступні замовлення на іншого відправника.
Автоматичний розподіл: Увімкніть функцію «Розподіляти замовлення між відправниками». Система буде рівномірно або за вашою логікою підставляти потрібного відправника в ТТН.
Таблиця відправників: Тут ви бачите актуальний оборот, заборгованість та діючі ліміти по кожному ФОП.
💡 Порада клієнту: Вам більше не потрібно рахувати обороти вручну в Excel. Система сама «перемикає» відправників, щоб ви не перевищували ліміти податкової.
Мал. 2. Керування лімітами ФОП.
3. Налаштування інтеграції (API)
Щоб почати роботу, потрібно додати відправника:
Створіть організацію в системі.
Вставте API-ключ із кабінету Нової Пошти.
Дані (телефон, місто, відділення) підтягнуться автоматично.
Глобальні правила створення ТТН: Ви можете заздалегідь обрати параметри, які будуть підставлятися у кожну накладну:
Хто платить за доставку (відправник чи одержувач).
Тип доставки (Склад-Склад, Склад-Адреса).
Вага за замовчуванням та опис товару.
Автоматичне створення ТТН при зміні статусу замовлення.
Мал. 3. Налаштування НП
Мал. 3.1. Створення відправника
4. Автоматизація статусів: Трекінг без зусиль
Ви можете налаштувати «віддзеркалення» статусів. Коли змінюється статус посилки на пошті, CRM автоматично змінює статус замовлення.
Приклад:
НП: «Прибув у відділення» ➔ CRM: «Прибуло у відділення» (можна одразу надіслати SMS клієнту).
НП: «Відправлення отримано» ➔ CRM: «Виконано» (прибуток фіксується в аналітиці).
НП: «Відмова» або «ТТН видалено» ➔ CRM: «Передзвонити клієнту» (менеджер отримує сигнал розібратися в ситуації).
Мал. 4. Матриця відповідності статусів.
Висновок
Інтеграція з Новою Поштою перетворює рутину на автоматичний процес. Ви не просто друкуєте папірці, а керуєте фінансовими лімітами та тримаєте руку на пульсі кожної посилки.