Правильне заповнення цього розділу дозволяє системі автоматично генерувати рахунки, акти та накладні, звільняючи вас від ручного введення даних.
Головне вікно: Список організацій
Як тільки ви переходите до підрозділу «Організації», перед вами відкривається зручна таблиця з усіма вашими юридичними особами. Тут ви одразу бачите:
Назва або ПІБ — як організація ідентифікується в системі.
Тип — юридична особа, ФОП або фізична особа.
Контакти — актуальний телефон та email для зв'язку.
Виставляти рахунки — статус (так/ні), який вказує, чи активована функція автоматичної генерації рахунків для цієї організації.
Навпроти кожної назви є дві кнопки: «Редагування» (олівець) та «Видалити» (кошик).
Мал. 1. Інтерфейс головного вікна підрозділу «Організації» зі списком зареєстрованих компаній.
Як додати нову організацію?
У правому верхньому куті натисніть кнопку «Додати організацію». У вікні «Створення організації», що відкриється, потрібно заповнити такі блоки:
1. Основна інформація:
Тип організації: виберіть із випадаючого списку (ФОП, Юридична особа або Фізична особа).
Назва: внутрішня назва для системи.
Назва в документах: як саме компанія буде називатися у друкованих формах (наприклад, рахунках-фактурах).
Телефон, Email, Адреса: контактні дані, що підтягнуться в документи.
Виставляти рахунки: перемикач, що дозволяє використовувати цю організацію в модулі оплат.
2. Юридичні реквізити:
Поле для введення коду ЄДРПОУ (або ІПН для ФОП). Це критично важливо для офіційного документообігу.
3. Банківські реквізити:
IBAN — ваш міжнародний номер банківського рахунку.
Назва в документах та номер рахунку — для коректного формування платіжних доручень.
Після заповнення натисніть кнопку «Зберегти».
Мал. 2. Кнопка «Додати організацію» — початок реєстрації нового юридичного обличчя в системі.
Редагування даних
Якщо у вас змінився номер рахунку або адреса, ви можете будь-якої миті натиснути на кнопку редагування поруч із назвою організації. Відкриється вікно, ідентичне до вікна створення, де ви зможете внести зміни та натиснути «Зберегти». Система автоматично оновить дані, і всі нові документи будуть створюватися вже з актуальними реквізитами.
Цінність розділу: як це допоможе вашому бізнесу?
Професійний вигляд документів: Клієнти отримують рахунки з повними юридичними та банківськими реквізитами, що підвищує довіру до вашого бренду.
Автоматизація рутини: Вам більше не потрібно щоразу копіювати номер IBAN чи код ЄДРПОУ в кожен рахунок. CRM робить це за вас.
Масштабованість: Якщо ви відкриваєте ще один ФОП або нову фірму, ви просто додаєте її в цей список і можете вести торгівлю від кількох облич одночасно.
Єдина база: Всі ваші реквізити зібрані в одному місці — більше ніяких пошуків «де записаний той старий рахунок» у блокнотах чи Word-файлах.
Висновок
Розділ «Організації» — це "паспорт" вашого бізнесу всередині CRM. Це перший крок до того, щоб ваші продажі стали офіційними, автоматизованими та професійними. Приділіть 5 хвилин на заповнення реквізитів один раз, і ви зекономите години роботи у майбутньому при виписці рахунків клієнтам.