Це критично важливий документ для бухгалтерської звітності та вирішення будь-яких суперечок щодо комплектації чи факту отримання замовлення.
1. Головне вікно: Реєстр відвантажень
У цьому розділі ви бачите список усіх видаткових накладних, прив’язаних до замовлень. Як і в попередніх розділах, інтерфейс максимально зручний для швидкої навігації:
ID замовлення: Клікабельне, миттєво переносить вас у картку продажу.
Номер накладної: Клікабельний, відкриває вікно редагування документа.
Дії: Навпроти кожної накладної є кнопки для завантаження PDF, друку, редагування або видалення.
Мал. 1. Список видаткових накладних.
2. Специфіка B2B: Поле «За дорученням»
Головна особливість видаткової накладної, яка відрізняє її від рахунку — це блок для роботи з представниками юридичних осіб.
При редагуванні накладної ви побачите спеціальні поля: «За дорученням №... від...».
Навіщо це потрібно: Коли товар отримує не сам власник бізнесу, а кур'єр або менеджер компанії, він повинен мати довіреність. Без заповнення цих даних документ не матиме повної юридичної сили при перевірках, а склад не має права віддавати товар «сторонній» людині.
Заповнення цієї строчки в CRM дозволяє одразу роздрукувати коректний документ, який відповідає всім нормам законодавства.
Мал. 2. Готова друкована форма видаткової накладної.
3. Автоматизація та друк
Вам не потрібно вручну вписувати назви товарів, артикули (SKU) чи ціни — усе це підтягується автоматично з вашого замовлення. Ви лише обираєте організацію (свій ФОП чи ТОВ) та платника.
Після заповнення всіх даних ви можете:
Роздрукувати накладну у двох примірниках (один покупцю, один вам із його підписом).
Зберегти в PDF, щоб надіслати електронну копію клієнту.
У чому головна цінність цього розділу? (Підсумок)
Юридичний захист: Підписана видаткова накладна — це ваш доказ того, що товар був переданий покупцю в повному обсязі та належної якості.
Робота з підприємствами: Можливість вказувати дані довіреностей робить вашу CRM повноцінним інструментом для серйозного B2B бізнесу.
Порядок на складі: Наявність накладної дозволяє чітко зафіксувати момент списання залишків з балансу організації.
Синхронізація: Ви завжди бачите, на які оплачені рахунки вже виписані накладні (товар відвантажено), а на які — ще ні.
Висновок: Фінальна крапка в продажі
Видаткова накладна — це документ, який закриває угоду. Завдяки автоматизації в CRM, ви уникаєте помилок у назвах товарів та сумах, а ваші клієнти отримують професійно оформлені документи, що зміцнює вашу репутацію надійного партнера.